Projekt: Erschließung der Akten nach archivwissenschaftlichen Standards

Eine weitere wichtige Komponente für die Wiederherstellung des Archivs der IKG Wien ist die Erschließung der Akten nach archivwissenschaftlichen Standards. Der Gesamtumfang der bereits jetzt in Wien aufbewahrten Archivalien beträgt rund 2.588 Laufmeter (= 10,7 Millionen Dokumente). Zusammen mit den an anderen Standorten verwahrten Archivunterlagen umfasst das Wiener Archiv rund 3.500 Laufmeter.
Die Archivierung und Erschließung sind zeitaufwändige und hochkomplexe Vorgänge. Das Archivgut wird identifiziert, sortiert, entklammert, kontextualisiert, inhaltlich beschrieben, datiert, signiert, verschlagwortet und hinsichtlich Bestands- und Verwaltungsgeschichte verzeichnet. Des Weiteren werden Ordnungskriterien, konservatorischer Zustand, Art und Umfang des Materials sowie Bearbeitungs- und Zugangsmodalitäten festgehalten. Danach wird das Archivmaterial für die Digitalisierung vorbereitet, in Archivkartons abgelegt und etikettiert.
Teile dieser Tätigkeit konnten und können durch finanzielle Unterstützung des Zukunftsfonds der Republik Österreich sowie des Nationalfonds der Republik Österreich für Opfer des Nationalsozialismus erfolgreich umgesetzt werden.
Grundlage der Erschließung sind internationale archivwissenschaftliche Standards entsprechend des ISAD(G) (International Standard for Archival Description, General). Dieser Verzeichnungsstandard folgt dem allgemein anerkannten „Provenienzprinzip“ (d.h. Verzeichnung nach aktenproduzierender Stelle/Abteilung unter Erhaltung der übernommenen Ordnung). Mit dieser Herangehensweise werden einerseits die inneren Strukturen der Abteilungen und andererseits der Aufbau des Archivs widergespiegelt. Endergebnis soll eine hierarchisch strukturierte Verzeichnung von Beständen aus den einzelnen Abteilungen der IKG Wien vom Allgemeinen zum Besonderen sein. Alle erforderlichen Daten werden in einer Archivdatenbank nach Verzeichnungselementen (Identifikation) und Verzeichnungskategorien (Informationsbereich) erfasst. Diese Verzeichnungsformulare sind individuell anpassbar und je nach Bedarf zu vereinfachen oder zu erweitern.